Documentation utilisateur

vtcOS est la plateforme tout-en-un pour les professionnels VTC français. Ce guide vous accompagne dans l'utilisation quotidienne : estimateur tarifaire sur votre site, facturation, journal des courses, gestion de flotte, réservations en ligne et reporting.

Premiers pas

1. Créez votre compte sur app.vtcos.cloud/register (connexion par email, pas de mot de passe).
2. Cliquez sur le lien reçu par email pour vous connecter.
3. Complétez le formulaire d'onboarding : raison sociale, SIRET, adresse, n° TVA si applicable, carte professionnelle VTC.
4. Vous arrivez sur le tableau de bord. Les modules gratuits sont disponibles immédiatement.

Mon compte

Dans Paramètres, vous pouvez modifier :

• Informations entreprise : raison sociale, SIRET, adresse, logo.
• Régime TVA : Franchise (micro-entrepreneur), Réel simplifié, Réel normal. Ce choix conditionne l'affichage TVA sur vos factures et la déclaration.
• Carte professionnelle VTC : votre numéro, visible sur factures et devis.
• Numérotation : préfixes des factures, devis, avoirs.

Configurer mes tarifs

Dans Calculator → Tarifs, définissez la grille utilisée par le widget et l'API :

• Prise en charge : montant fixe au départ de chaque course.
• Prix / km et Prix / minute : calcul en temps réel via Google Maps.
• Minimum de course : prix plancher (ex. 15€).
• Tranches kilométriques : tarifs dégressifs selon la distance.
• Majorations : nuit (22h-6h), dimanche, jour férié, heure de pointe — multiplicateur configurable.
• Forfaits : prix fixe entre deux zones (ex. Gare → Aéroport).
• Options : siège enfant, accueil pancarte, etc., avec prix associé.

Chaque véhicule peut avoir ses propres tarifs (sélecteur en haut de la page). Sans config spécifique, les tarifs par défaut s'appliquent.

Widget estimateur sur mon site

Le widget permet à vos clients d'obtenir un prix instantané depuis votre site et de réserver.

1. Générez une clé API publique dans Paramètres → Clés API (format vtc_pk_live_...).
2. Personnalisez le widget dans Calculator → Widgets : thème, couleurs, polices, CTA.
3. Copiez le code d'intégration et collez-le sur votre site à l'emplacement voulu.
4. Rechargez votre compte Calculator avec des crédits prépayés pour que l'estimateur fonctionne en production.

Tarification usage : 0,30€ HT par estimation (dégressif jusqu'à 0,15€ au-delà de 10 000 estimations/mois).

Vous pouvez suivre l'historique complet dans Estimations (qui, quand, quelle clé, combien).

Réservations

Lorsqu'un client fait une estimation via le widget et clique sur « Réserver », une demande apparaît dans Réservations.

• Vous recevez un email avec un lien direct vers la demande.
• Le client reçoit un email lui confirmant que sa demande est provisoire et qu'elle attend votre validation. Il peut aussi annuler depuis ce mail (lien sécurisé sans login).
• Ouvrez la réservation et cliquez sur Confirmer ou Refuser (avec motif optionnel).
• Un email automatique est envoyé au client avec la décision.
• Vous pouvez réassigner véhicule et chauffeur jusqu'à ce que la course soit marquée terminée.

Marquer la course réalisée

À la fin de la course, cliquez sur Course réalisée et renseignez le prix final TTC + le mode de paiement. vtcOS effectue alors automatiquement :

• Création de l'entrée correspondante dans le journal des courses.
• Création de la facture (acquittée ou non selon le mode de paiement) et envoi du PDF par email au client, au design vtcOS.
• J+1 : email au client (au design vtcOS) l'invitant à laisser un avis via un lien public sans login.

Journal des courses

🔒 Inclus dans l'abonnement

Le journal est le registre légal obligatoire pour les VTC. Chaque course y figure, avec numérotation séquentielle immuable.

Création automatique au passage « Course réalisée »

Quand vous validez la fin d'une réservation depuis Réservations, l'entrée est créée toute seule dans le journal et la facture associée est générée et envoyée au client. C'est la voie principale.

Saisir une course manuellement

Si la course n'est pas issue d'une réservation vtcOS, utilisez Journal → Saisir une course. Remplissez date, heure, trajet, distance, durée, montant, client, véhicule.

Importer depuis Uber / Bolt / Heetch / FREE NOW

Journal → Importer. Uploadez le CSV exporté de la plateforme : vtcOS détecte automatiquement le format et vous prévisualise les données avant confirmation.

⚠ Les courses importées (Uber, Bolt…) sont déjà facturées par la plateforme, vous n'avez pas besoin de les re-facturer.

Export

Export CSV de tout le registre, compatible avec les contrôles ARDAN / DGITM. Filtrable par période avant téléchargement.

Facturation

🔒 Inclus dans l'abonnement

Créer une facture

1. Sélectionnez ou créez un client (bouton « + Nouveau » dans le sélecteur).
2. Renseignez le trajet (optionnel) et ajoutez des lignes.
3. Saisissez le prix payé par le client (TTC si vous êtes assujetti à la TVA, sinon le montant direct).
4. Choisissez les conditions de paiement (comptant / 30 / 45 / 60 jours).
5. Créez la facture en brouillon, puis envoyez-la par email en un clic.

Gestion TVA automatique

• Franchise (micro) : pas de TVA. Mention « TVA non applicable — art. 293B du CGI » ajoutée automatiquement au PDF.
• Assujetti : TVA 10% sur le transport de personnes, calculée et détaillée.

Paiement & avoir

Sur chaque facture, enregistrez un paiement (espèces, CB, virement, chèque, Stripe). Montant, mode, référence. Un avoir peut être généré en cas de remboursement.

PDF & archivage

Téléchargez le PDF de la facture à tout moment. Toutes les factures sont conservées 10 ans (obligation fiscale).

Export sur une période (URSSAF / DGFiP)

Bouton Exporter en haut de la liste : choisissez une période (mois courant par défaut), puis téléchargez :

• ZIP contenant un PDF par facture (numéro de facture en nom de fichier).
• CSV récapitulatif : numéro, client, dates, montants HT/TVA/TTC, statut.

Devis

🔒 Inclus dans l'abonnement

Créez un devis, envoyez-le par email au client. Il peut l'accepter ou le refuser en ligne via un lien sécurisé sans login. Quand un devis lié à une réservation est accepté, un bandeau apparaît sur la fiche réservation pour vous le signaler.

Le devis ne se convertit pas manuellement en facture : la facture est créée automatiquement quand la course associée est marquée terminée. Cela garantit qu'il n'y a jamais de doublon facture/devis.

Clients

🔒 Inclus dans l'abonnement

Fiches client particuliers ou entreprises, avec coordonnées, adresse de facturation, SIRET, tags, notes. Vous pouvez créer un client à la volée depuis le formulaire de facture ou de devis (bouton « + Nouveau »).

Flotte

Gratuit : liste des véhicules, ajout/édition basique, photos.

🔒 Inclus dans l'abonnement : documents (carte grise, assurance, CT…), entretien, carburant, sinistres, TCO (coût total de possession), tableau de bord d'alertes d'expiration.

Les véhicules sont utilisés par le widget pour proposer au client un choix (berline, van, etc.), par le journal et par les factures.

Chauffeurs

🔒 Inclus dans l'abonnement

Gérez vos chauffeurs (CDI, CDD, sous-traitants, gérant) avec :

• Permis de conduire : numéro, catégories (B, D1…), pays, date de délivrance, date d'expiration.
• Carte professionnelle VTC : numéro, préfecture, dates, valable 5 ans.
• Formations : formation continue VTC (14h obligatoires tous les 5 ans), PSC1, anglais, transport PMR…
• Commission (pour sous-traitants), véhicule assigné, statut actif/inactif.

Les alertes visibles dans la liste indiquent si un document expire bientôt ou est déjà expiré.

Reporting

🔒 Inclus dans l'abonnement

• Tableau de bord financier : CA facturé, encaissé, en attente, en retard, avec comparaison vs N-1.
• Évolution mensuelle : graphique facturé vs encaissé.
• Charges : carburant, entretien, incidents + marge brute calculée.
• Suivi seuil franchise TVA : barre de progression, projection de dépassement, alertes.
• Déclaration TVA (si assujetti) : collectée vs déductible, montant net à reverser.
• Analytics : top trajets, CA par véhicule/chauffeur, modes de paiement, type de client.
• Bilan annuel fiscal : CA, charges, résultat, URSSAF estimée, abattement micro 34%, estimation IS.
• Exports : FEC (obligatoire, décret 2014-1037), CSV factures, rapport expert-comptable.

Avis clients

🔒 Inclus dans l'abonnement

Après chaque course terminée, le client reçoit le lendemain un email l'invitant à laisser une note de 1 à 5 étoiles + un commentaire. Le formulaire est public, sans création de compte.

Dans Avis clients, vous voyez la moyenne, le total, les avis publiés et masqués. Sur chaque avis :

• Masquer / Publier : un avis masqué disparaît immédiatement de l'API publique (intégration sur votre site web).
• Supprimer : pour les contenus abusifs (la course reste, seul l'avis est effacé).

Les avis publiés sont accessibles via votre clé API publique sur GET /v1/booking/reviews pour intégration directe sur votre site (note moyenne + témoignages).

Équipe

Dans Paramètres → Équipe, invitez des collaborateurs :

• Administrateur : accès à tous les modules sauf facturation SaaS.
• Chauffeur : saisie des courses uniquement.
• Lecture seule : consultation des statistiques et documents.

L'invité reçoit un email avec un lien de connexion automatique (valable 7 jours).

Abonnement

Dans Paramètres → Abonnement :

• Démarrer l'essai gratuit 14 jours sans carte bancaire.
• Passer en payant : paiement sécurisé par Stripe, 39€/mois HT, sans engagement.
• Annuler : l'abonnement reste actif jusqu'à la fin de la période payée.
• Crédits Calculator : gérés séparément, rechargement par CB minimum 30€.

Nous contacter

Depuis l'application, le menu Nous contacter ouvre un formulaire dédié pour signaler un bug, demander une évolution ou poser une question. Le message arrive directement à l'équipe vtcOS et la réponse part sur l'adresse email de votre compte.

Support

Hors application :

• 📧 Email : support@vtcos.cloud
• 📘 Doc développeur : Intégration widget & API REST